หลักการบันทึกบัญชี : หลักการบันทึกรายการทางบัญชี (Recording transaction)

หลักการบันทึกบัญชี  :  หลักการบันทึกรายการทางบัญชี (Recording transaction) แบ่งเป็น 2  ระบบ ดังนี้

1. ระบบบัญชีเดี่ยว (Single - entry bookkeeping or single -  entry system)
เป็นวิธีการบันทึกบัญชีเพียงด้านเดียวเท่านั้นคือ  ด้านเดบิตหรือด้านเครดิต ระบบบัญชีเดี่ยวนี้จะบันทึกเฉพาะรายการในบัญชีเงินสด หรือ  บัญชีที่สำคัญบางบัญชี เช่น บัญชีลูกหนี้หรือบัญชีเจ้าหนี้เท่านั้น 
โดยไม่ได้ใช้การบันทึกรายการตามระบบบัญชีคู่ที่ต้องบันทึกรายการบัญชีทั้งด้านเดบิตและเครดิต 
การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีเดี่ยวนี้นิยมใช้ในกิจการขนาดเล็กที่เจ้าของเป็นผู้ควบคุมและจดบันทึกเอง   สำหรับธุรกิจขนาดย่อมขึ้นไปไม่ควรนำระบบบัญชีเดี่ยวมาใช้ เนื่องจากจะมีปัญหาในการเก็บรวบรวมข้อมูล การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลทางการบัญชี และการจัดทำงบการเงิน

2. ระบบบัญชีคู่ (Double - entry bookkeeping or double - entry
system) เป็นวิธีการที่ใช้ปฏิบัติในการบันทึกรายการบัญชีต่าง ๆ   ประกอบด้วยรายการในสมุดรายวันทั่วไป รายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ตลอดจนเอกสารหลักฐาน การบันทึกเหล่านี้มีระบบการและประเพณีปฏิบัติต่าง  ๆ ซึ่งอาจใช้ได้กับทั้งกิจการขนาดเล็กและขนาดใหญ่   ทั้งนี้เพื่อวัตถุประสงค์ที่จะทำให้สามารถเสนอรายงานทางการเงินได้ถูกต้องตามที่ควรและทันต่อเหตุการณ์การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่แต่ละรายการจะเกี่ยวข้องกับบัญชีสองด้าน   คือบันทึกด้านเดบิตบัญชีหนึ่งและบันทึกด้านเครดิตในอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินที่เท่ากัน     และจะมีผลทำให้เกิดดุลขึ้นในตัวเอง 
และในขณะเดียวกันก็จะทำให้ผลรวมของยอดบัญชีที่เกิดจากทุกรายการรวมกันแล้วได้ค่าเป็นศูนย์
นั่นก็คือ ผลรวมของยอดดุลเดบิตเท่ากับผลรวมยอดดุลเครดิต   การจัดทำรายละเอียดของยอดบัญชีต่าง ๆ ประกอบกันเป็นยอดรวมทั้งสิ้น  เรียกว่า "งบทดลอง   (สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย.2538:d-4 ) การบันทึกบัญชีจะใช้หลักระบบบัญชีคู่   ดังนั้นรายการค้าทุกรายการต้องบันทึกโดยเดบิตบัญชีหนึ่ง   และเครดิตอีกบัญชีหนึ่งด้วยจำนวนเงินที่เท่ากันเสมอ เรียกว่า   บัญชีนั้นได้ดุลกัน  แต่ในบางครั้งรายการค้าที่เกิดขึ้นในเวลาเดียวกันมีหลายบัญชี อาจบัญชี  อาจบันทึกบัญชีโดยเดบิตหรือเครดิตบัญชีหลายบัญชีรวมกันได้ เรียกว่า   การรวมรายการ (Compound entry)     แต่จำนวนเงินรวมของเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันเสมอ   นอกจากนั้นเมื่อบันทึกรายการค้าเรียบร้อยแล้วยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มียอดดุลเดบิต  เมื่อนำมารวมกันจะเท่ากับยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีที่มียอดดุลเครดิต    ซึ่งเป็นไปตามหลักสมการบัญชีที่ว่า สินทรัพย์ เท่ากับ 
หนี้สินและทุนรวมกัน

            หลักการบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ 

การบันทึกบัญชีตามระบบบัญชีคู่ของแต่ละหมวดบัญชี มีหลักดังนี้
                  1. หมวดบัญชีสินทรัพย์
                     
            รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้สินทรัพย์เพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้สินทรัพย์ลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิต

                  2. หมวดบัญชีหนี้สิน
                     
            รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้หนี้สินเพิ่มขึ้นจะบันทึกไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้หนี้สินลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต

                  3. หมวดบัญชีทุน
                     
            รายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้ทุนเพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีไว้ทางด้านเครดิตส่วนรายการค้าใดที่วิเคราะห์แล้วมีผลทำให้ทุนลดลงจะบันทึกไว้ทางด้านเดบิต

                  4. หมวดบัญชีรายได้
                      จากการวิเคราะห์สมการบัญชี
            ถ้าบัญชีรายได้เพิ่มขึ้นมีผลทำให้บัญชีทุนเพิ่ม ดังนั้น
            การวิเคราะห์ยึดตามหลักหมวดบัญชีทุน กล่าวคือ
            ถ้ารายได้เพิ่มขึ้นจะบันทึกบัญชีด้านเครดิต
            ถ้ารายได้ลดลงจะบันทึกบัญชีทางด้านเดบิต
                  5. หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย
                      จากการวิเคราะห์สมการบัญชี
 
           ถ้าบัญชีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นมีผลทำให้บัญชีทุนลดลงดังนั้นหลักการวิเคราะห์ยึดตามหลักหมวดบัญชีทุนเช่นกัน กล่าวคือ   ถ้าค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นจะบันทึกทางด้านเดบิตถ้าค่าใช้จ่ายลดลงจะบันทึกทางด้านเครดิต

            หมวดบัญชีและสมการบัญชี

            หมวดบัญชี หมายถึง การจัดหมวดหมู่บัญชีโดยแยกประเภทออกเป็น 5
            หมวดบัญชี ดังนี้
                  1. สินทรัพย์ ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 1
                  2. หนี้สิน ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 2
                  3. ส่วนของเจ้าของ หรือทุน ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 3
                  4. รายได้ ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 4
                  5. ค่าใช้จ่าย ใช้หมวดบัญชีแทนด้วยเลข 5
           
            สมการบัญชี  จากงบดุล ยอดรวมของสินทรัพย์
            จะเท่ากับยอดรวมของหนี้สินและส่วนของเจ้าของเสมอ
            ไม่ว่ากิจการจะมีรายการค้าเกิดขึ้นหรือเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบใดก็ตาม
            เมื่อพิจารณาทางด้านสินทรัพย์จะเป็นการแสดงถึงสิ่งที่กิจการเป็นเจ้าของ
            ส่วนทางด้านหนี้สินและส่วนของเจ้าของจะเป็นการแสดงถึงแหล่งที่มาของเงินลงทุนของกิจการ ว่ามาจากเจ้าหนี้และเจ้าของกิจการเป็นจำนวนเท่าใดในแต่ละกลุ่ม
            ดังนั้นสินทธิเรียกร้องของเจ้าหนี้รวมกับสิทธิเรียกร้องของส่วนเจ้าของ
            จึงเท่ากับสินทรัพย์ทั้งหมดของกิจการ ซึ่งแสดงออกมาเป็น สมการบัญชี
            (Accounting equation) หรือสมการงบดุล ได้ดังนี้ 
             สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (Assets) (Liabilities) (Owers' equity) 

            รายการค้า  
            รายการค้า คือ  เหตุการณ์ทางการเงินที่มีผลทำให้การดำเนินงานของกิจการและก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในสินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ 

            วงจรบัญชี คือ ลำดับขั้นตอนในการลงบัญชี โดยเริ่มต้นจากรายการค้า
            นำไปวิเคราะห์ จดบันทึกในสมุดขั้นต้น จัดให้เป็นหมวดหมู่
            โดยผ่านไปยังบัญชีแยกประเภท แล้วนำมาสรุปผลในรูปของรายงานทางการเงิน
                  บัญชีแยกประเภท ได้แก่ บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ หนี้สิน
            ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย มี 2 แบบ คือ แบบตัว T
            และแบบแสดงยอดคงเหลือ 
            
            หลักบัญชีคู่ การบันทึกบัญชีใช้หลัก "ทุกๆ เดบิต
            จะต้องบันทึกเท่ากับในทุกๆ เครดิต บัญชีแยกประเภท
            จะต้องนำมาจัดให้เป็นหมวดหมู่ โดยเรียงจาก สินทรัพย์ หนี้สิน
            ส่วนของเจ้าของ รายได้และค่าใช้จ่าย โดยให้นำหมายเลขมากำกับ เรียกว่า
            ผังบัญชี .

            ที่มา : www.account.bu.ac.th