การคัดเลือก Accounting Software ให้เหมาะสมกับองค์กรณ์
จากสภาพการแข่งขันปัจจุบัน คงไม่มีใครสามารถปฏิเสธได้ว่าเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทอย่างมากในการทำงานทางด้านบัญชี ที่เดิมบริษัทต่าง ๆ เคยจัดทำด้วยระบบมือทั้งหมด เริ่มตั้งแต่การบันทึกรายการในสมุดรายวัน จนถึงการจัดทำงบการเงิน ซึ่งต้องใช้เวลาในการจัดทำค่อนข้างมาก แต่ปัจจุบันจากการที่เทคโนโลยีก้าวล้ำนำสมัยมากยิ่งขึ้น จึงได้มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศต่าง ๆ มาช่วยในการจัดทำบัญชี ซึ่งมีวิวัฒนาการเริ่มจากการประยุกต์นำโปรแกรม Spreadsheet มาใช้ในการจัดทำบัญชีเบื้องต้น ซึ่งสามารถช่วยลดระยะเวลาในการจัดทำบัญชีลงได้มากทีเดียว แต่อย่างไรก็ตามการนำโปรแกรม Spreadsheet ดังกล่าว มาใช้ก็ยังมีความยุ่งยากค่อนข้างมาก ในขณะเดียวกันอีกทางเลือกหนึ่งของการทำบัญชีในยุคใหม่ก็คือ การใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยจัดทำบัญชี เพื่อลดความซ้ำซ้อนของการทำงานด้วยระบบมือ และยังสามารถช่วยให้การจัดทำบัญชีมีความสะดวกรวดเร็วมากยิ่งขึ้น อีกทั้งยังมีความถูกต้องแม่นยำสูงกว่าการทำบัญชีด้วยระบบมืออีกด้วย
เมื่อบริษัทมีแนวคิดที่จะเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้งานในบริษัท บริษัทสามารถพัฒนาโปรแกรมเองได้ แต่อาจจะมีข้อเสีย คือ การพัฒนาโปรแกรมเองต้องใช้เวลานาน และมีค่าใช้จ่ายสูง เมื่อเทียบกับการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปที่มีขายตามท้องตลาด แต่อย่างไรก็ตามการพัฒนาโปรแกรมเอง ก็มีข้อดีเมื่อเทียบกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ขายทั่วไป ที่เห็นอย่างเด่นชัดก็คือ โปรแกรมที่พัฒนาเองสามารถตอบสนองความต้องการของผู้บริโภคได้อย่างครบถ้วนตามความต้องการ ดังนั้น เมื่อบริษัทมีแนวคิดที่จะใช้โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีขายทั่วไป บริษัทจำเป็นต้องศึกษาถึงคุณสมบัติของโปรแกรมนั้น ๆ ก่อน โดยจะต้องคำนึงถึงปัจจัยหลาย ๆ อย่าง เช่น
ราคาของโปรแกรม บริษัทควรจัดหาโปรแกรมที่มีราคาไม่สูงเกินความจำเป็นของบริษัท เพราะงบประมาณเป็นปัจจัยหลักส่วนหนึ่งในการดำเนินงาน
วิธีการใช้งาน บริษัทควรศึกษาขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรม รวมถึงวิธีการใช้งานของโปรแกรมที่เลือกโดยผู้ที่ต้องใช้งานโปรแกรมควรมีโอกาสเข้าร่วมศึกษาวิธีการใช้งานด้วยว่าโปรแกรมดังกล่าวมีวิธีการใช้งานยากมากน้อยแค่ไหน เนื่องจากบุคคลเหล่านี้จะต้องเป็นผู้ใช้งานในอนาคต
ความครบถ้วนของระบบงาน ในที่นี้ควรศึกษาเฉพาะระบบงานที่บริษัทมีความต้องการใช้งานเท่านั้น เนื่องจากถ้าโปรแกรมมีขนาดใหญ่เกินไป ซึ่งอาจมีระบบงานบางระบบที่ไม่จำเป็นต้องใช้งาน ซึ่งจะส่งผลให้ราคาของโปรแกรมสูงเกินความจำเป็น
ความเร็วในการใช้งาน เนื่องจากการทำงานทางด้านบัญชี ในระยะยาวจะมีข้อมูลเป็นจำนวนมาก ดังนั้น บริษัทควรสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับความเร็วของโปรแกรมถ้าหากมีข้อมูลจำนวนมากขึ้นในอนาคต
ความสามารถในการตอบสนองการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี ควรศึกษาว่าโปรแกรมที่จะนำมาใช้นั้นสามารถรองรับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ เช่น สามารถทำงานบนระบบ Internet ได้หรือไม่ หรือเมื่อบริษัทมีการเปลี่ยน Version ของโปรแกรม ข้อมูลต่าง ๆ สามารถนำไปใช้ใน Version ที่เปลี่ยนไปได้หรือไม่
ความถูกต้องของหลักการบัญชี และรายงาน ควรตรวจสอบความถูกต้องของหลักการบัญชีที่โปรแกรมบันทึกให้ก่อนการใช้งานจริง เนื่องจาก ผู้เขียนโปรแกรมอาจจะไม่ได้มีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับหลักการบัญชี ซึ่งอาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้ รวมถึงควรตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลและรูปแบบของรายงานด้วย
ความมั่นคงของบริษัทผู้จำหน่วยโปรแกรม ซึ่งถือเป็นเรื่องสำคัญที่หลายคนมักจะมองข้าม ความมั่นคงของบริษัทผู้จำหน่ายโปรแกรมมีผลต่อเนื่องถึงการให้คำปรึกษา หรือการบริการหลังการขาย เช่น บริษัทมีการซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปไปแล้ว และต่อมาบริษัทผู้จำหน่ายโปรแกรมเลิกกิจการ ถ้าการใช้โปรแกรมมีปัญหาอาจจะไม่สามารถหาวิธีการแก้ไขได้ และอาจต้องเปลี่ยนโปรแกรมใหม่ในอนาคตก็เป็นได้
การบริการหลังการขาย ถือว่ามีความสำคัญมากอีกประการหนึ่ง เนื่องจากการทำงานกับโปรแกรมอาจจะเกิดปัญหาได้ตลอดเวลา ในความเป็นจริงแล้วบริษัทควรจะสามารถปรึกษาตัวแทนจำหน่ายได้ตลอดเวลาจากข้อมูลข้างต้น ก็หวังว่าทุกคนคงสามารถเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีได้เหมาะสมกับความต้องการในการใช้ของบริษัทมากยิ่งขึ้น
อาจารย์สุภาภรณ์ คงสวัสดิ์
คณะบัญชี มหาวิทยาลัยกรุงเทพ
