การนำเสนอรายงานทางการบัญชีสำหรับผู้บริหาร
ในการประกอบธุรกิจต้องมีกิจกรรมหลักที่จำเป็นต่อการดำเนินงานเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของกิจการหลายลักษณะกิจกรรม อันประกอบไปด้วย
การตลาด
เพื่อแสวงหารายได้จากกลุ่มลูกค้าหลักและพยายามขยายส่วนแบ่งทางการตลาดรวมทั้ง ส่ง เสริมการขายในรูปแบบต่าง ๆ
การผลิต/การให้บริการ
เพื่อสรรสร้างสินค้าและให้บริการที่ตอบสนองความพึงพอใจและความต้องการของลูกค้า
พยายามหารูปแบบสินค้าและบริการใหม่ ๆ เพื่อสร้างความแตกต่างที่โดดเด่นเหนือคู่แข่งขัน
การเงิน
เพื่อวางแผนเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรขององค์กรให้เกิดผลประโยชน์สูงสุด วางแผนเกี่ยวกับกระแสเงินสดรับ จ่ายเพื่อให้องค์กรมีต้นทุนทางการเงินที่ต่ำที่สุด
งานด้านทรัพยากรบุคคล
เพื่อสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพเข้ามาปฏิบัติงานในองค์กรและพัฒนาบุคลากรที่มีอยู่แล้วให้มีศักยภาพสูงสุดสอดคล้องกับนโยบาย รวมทั้งการสร้างแรงจูงใจ ขวัญกำลังใจให้บุคลากรมีความจงรักภักดีและซื่อสัตย์ต่อองค์กร การบรรลุผลสำเร็จขององค์กร ต้องมีความเชื่อมโยงของกิจกรรมที่กล่าวมาแล้วระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ ซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์กร โดยอาศัยข้อมูลทั้งที่เกี่ยวข้องกับตัวเงินและไม่เกี่ยวข้องกับตัวเงิน
รายงานทางการบัญชี
ถือเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวเงินและเป็นเครื่องมือทางการบริหารที่สำคัญ ซึ่งผู้บริหารนำมาใช้ประโยชน์ในการจัดการองค์กรในทุกด้านไม่ว่าจะเป็น การวางแผน การสั่งการ การควบคุมและการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยมีการวิเคราะห์สาเหตุ ข้อแตกต่างที่ไม่น่าพอใจ หาแนวทางเพื่อการแก้ไข พัฒนาและปรับปรุงไปในทิศทางที่ต้องการ ผู้ใช้รายงานทางบัญชี จะประกอบด้วยบุคคล 2 กลุ่ม
กลุ่มแรก คือ ผู้ใช้ภายในองค์กร (Internal user) อันได้แก่ คณะกรรมการบริษัท กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการฝ่าย และผู้จัดการ เป็นต้น
กลุ่มที่สอง คือ ผู้ใช้ภายนอกองค์กร (External user) อันได้แก่ผู้ถือหุ้น เจ้าหนี้ ผู้ลงทุน รวมทั้งส่วนราชการ เช่น กรมสรรพากร
กรมสรรพสามิต กรมพัฒนาธุรกิจการค้า เป็นต้น การจัดทำรายงานทางการบัญชี เพื่อผู้ใช้ภายในองค์กร ซึ่งคือผู้บริหาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อค้นหาจุดบกพร่องของการดำเนินงานและหาแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพในการเพิ่มศักยภาพการแข่งขันทางธุรกิจ จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก
ข้อมูลที่นำเสนอควรจะต้องมีคุณลักษณะดังนี้
ข้อมูลมีความถูกต้อง เชื่อถือได้
ข้อมูลมีความเกี่ยวข้องกับปัญหาที่ต้องใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร
ข้อมูลสามารถจัดหาได้อย่างรวดเร็ว และทันต่อเวลาในการตัดสินใจ -
ข้อมูลมีรูปแบบที่ง่ายในการทำความเข้าใจ
ข้อมูลต้องมีผลประโยชน์คุ้มค่ากับต้นทุนหรือค่าใช้จ่ายที่จ่ายไป
ผู้บริหารในแต่ละระดับมีความต้องการข้อมูลที่แตกต่างกันไปตามลักษณะความรับผิดชอบ
ดังนั้นแนวทางในการนำเสนอรูปแบบการรายงานข้อมูลทางการบัญชีสำหรับผู้บริหารในระดับต่าง ๆ ควรเป็นดังนี้ ระดับของหน่วยงาน รูปแบบของรายงาน
-ระดับแผนก
- ต้องการรายละเอียดเพื่อการวิเคราะห์ความถูกต้องของ ข้อมูลการปฏิบัติงานประจำวัน
- สรุปรายงานประจำวัน/สัปดาห์/เดือน
-ระดับฝ่าย
- ต้องการรายละเอียดการเปรียบเทียบ รายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย กำไรขาดทุน
- การวิเคราะห์เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้อง ระดับกรรมการผู้จัดการ/บริษัท
- ต้องการทราบภาพรวมของบริษัท กำไรขาดทุน
- วิเคราะห์ฐานะการเงิน
- วิเคราะห์การแข่งขันของกิจการ
- ระดับกลุ่มบริษัท/กลุ่มธุรกิจ
- ต้องการทราบภาพรวมกลุ่มธุรกิจ/บริษัทในเครือ
- ภาวะการแข่งขันของอุตสาหกรรม
- แนวโน้มการเติบโตของอุตสาหกรรมคณะกรรมการบริษัท
- ต้องการทราบภาพรวมของกลุ่มบริษัทในเครือ
- ต้องการทราบงบการเงินรวม
- การปรับเปลี่ยนนโยบายโดยรวม
นอกจากนี้ นักบัญชีควรต้องมีการวิเคราะห์ข้อมูลทางการบัญชีร่วมกับข้อมูลด้านอื่น ๆ ได้แก่ ข้อมูลด้านการตลาด ข้อมูลด้านการผลิต ข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล และวิเคราะห์ผลกระทบของสภาวะเศรษฐกิจโดยรวมที่มีต่อธุรกิจ เพื่อช่วยให้ผู้บริหารได้มีข้อมูลประกอบการตัดสินใจในหลายมุมมองและก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร
ที่มา: จุลสาร คณะบัญชี มหาวิทยาลัยกรุงเทพ